EMPB-Excel-Vorlage kostenlos — welche Felder sind Pflicht?

Du suchst eine kostenlose Excel-Vorlage für deinen Erstmusterprüfbericht und stehst vor dreißig Treffern bei Google. Welche Felder müssen wirklich rein, damit der Bericht an den VDA Band 2 angelehnt ist? Was kannst du weglassen? Und warum schickt dir der Kunde am Ende sowieso seine eigene Vorlage?

Warum überhaupt Excel?

Erstmusterprüfberichte werden seit zwanzig Jahren in Excel gemacht. Nicht weil es das beste Tool für strukturierte Qualitätsdaten ist, sondern weil jeder Beteiligte Excel hat: der Lohnfertiger, der QS-Mitarbeiter beim Kunden, der Auditor, der SQE im Werk. Niemand muss eine Spezial-Software kaufen, um eine Excel-Datei zu öffnen.

Der Preis dieser Universalität: Jede Firma hat eine andere Vorlage, die meisten haben drei oder vier Versionen parallel, und keine entspricht zu 100% einer anderen. Der VDA Band 2 gibt zwar einen Standard vor — aber er definiert Pflichtinhalte, nicht eine konkrete Zellanordnung. Was wo in der Tabelle steht, ist jedem selbst überlassen.

Wo bekommst du eine kostenlose Vorlage?

Drei realistische Quellen:

1. Vom Kunden

Die mit Abstand häufigste Quelle. Wer dir einen Erstmusterauftrag gibt, hat in 90% der Fälle eine eigene Excel-Vorlage. Die liegt im Lieferantenportal, hängt am Vergaberahmen oder kommt mit der Bestellung als Mail-Anhang. Reicht es nicht zu suchen, frag den Einkauf oder den SQE direkt. Hat der Kunde keine eigene Vorlage, akzeptiert er meistens deinen Eigenbau — solange die Pflichtinhalte stimmen.

2. Vorlagen-Sammler im Netz

Auf qm-info-Portalen, in Foren wie qz-online.de und auf Anbieter-Seiten der CAQ-Hersteller findest du kostenlose Sample-Vorlagen zum Download. Qualität sehr unterschiedlich: Die meisten sind 10-15 Jahre alt, basieren auf VDA Band 2 in einer früheren Auflage (z. B. 5. statt 6. Auflage von 2020) und enthalten überflüssige Felder, die heute niemand mehr braucht. Brauchbar als Inspiration, nicht als 1:1-Vorlage.

3. Die offizielle VDA-Vorlage

Der VDA QMC bietet im Band-2-Anhang Referenz-Formulare für PPF-Deckblatt, Maßliste und PPF-Verfahrensabstimmung an. Der VDA Band 2 in der aktuellen 6. Auflage (April 2020) ist kostenpflichtig über den VDA QMC Webshop erhältlich. Die offiziellen Referenz-Formulare aus dem Band-Anhang bekommst du nur, wenn du den Band kaufst oder über deinen Kunden Zugriff bekommst.

Pflichtfelder auf dem Deckblatt

Unabhängig von der konkreten Vorlage müssen diese Identifikationsfelder auf dem Deckblatt stehen, damit der EMPB überhaupt zuordenbar ist:

Eine Vorlage, die einen dieser Blöcke komplett weglässt, verfehlt die im VDA Band 2 beschriebenen Pflichtinhalte. Eine Vorlage, die zusätzliche Felder anbietet (Datum Auftragseingang, Liefertermin, Produktionsstandort innerhalb des Lieferanten), bleibt trotzdem nutzbar — solange die Pflichtfelder vorhanden sind.

Pflichtfelder im Prüfbericht (Maßliste)

Der Maßlisten-Teil ist der eigentliche Inhalt. Pro Maß sind diese Spalten zwingend:

• Lfd. Nummer (Ballon-Nr.) — die Nummer, die auf der ballonierten Zeichnung am jeweiligen Maß steht
• Sollmaß — der Nennwert aus der Zeichnung (z. B. 32,000 oder Ø12)
• Toleranz oben / Toleranz unten — die Grenzwerte als absolute Zahlen, nicht als Abweichung. Aus „32 ±0,1" werden zwei Werte: 32,1 und 31,9. Aus „H7 bei Ø12" werden 12,018 und 12,000. Wer Toleranzen als „±0,1" einträgt, zwingt jeden Folge-Anwender zur Umrechnung im Kopf — und der Kunde rechnet bei Cmk-Bewertungen ohnehin mit Grenzwerten
• Istwert(e) — mindestens drei Messwerte. Für Sondermerkmale typischerweise n = 25 für die Cmk-Auswertung
• Beurteilung (i. O. / n. i. O.) — aus den Istwerten gegen die Grenzwerte. Diese Spalte sollte automatisch aus den Werten resultieren, nicht händisch eingetragen werden
• Prüfmittel — was wurde gemessen mit was (z. B. „Bügelmessschraube 0–25 mm, Kalibrierdatum 03/2026" oder „3D-Koordinatenmessgerät Zeiss Contura")
• Sondermerkmal-Code — leer, CC (kritisch), SC (signifikant), Major oder Minor

Optionale Spalten, die in vielen Vorlagen mitlaufen:

• Toleranzquelle (Zeichnung, ISO 2768-m, kundenspezifisch)
• Messunsicherheit des Prüfmittels (relevant bei knappen Werten)
• Cmk-Wert (separat oder integriert) für Sondermerkmale
• Bemerkung / Kommentar

Was kann weg?

Viele Internet-Vorlagen schleppen Felder mit, die in der aktuellen Praxis niemand mehr verwendet:

• Mengenangaben „Erstmusterumfang" in kg/Liter — relevant nur bei Schüttgütern und Chemie, nicht bei Drehteilen oder Stanzteilen
• Detaillierte Werkzeugkennzahlen (Werkzeug-Nummer, Standzeit, Maschinen-Inventarnummer) — gehören eher in den Control Plan als auf das EMPB-Deckblatt
• Vorlagestufe 0 — eine Stufe „0 = nur Anzeige" gab es früher; in der aktuellen VDA-Logik nicht mehr
• Lange Freitext-Felder für „Bemerkungen zum Fertigungsverfahren" — wer das ausfüllt, gibt Prozesswissen frei, das den Kunden nichts angeht
• Bilder/Fotos der Erstmusterteile — bei Drehteilen unsinnig, sinnvoll nur bei Blech-/Schweißteilen oder Sichtbauteilen mit Oberflächenbewertung

Wenn deine Vorlage eines dieser Felder enthält und kein Kunde es ausgefüllt sehen will, ist es vermutlich Ballast aus einer Älter-Version. Streichen erlaubt — solange die Pflichtfelder bleiben.

Wann schickt der Kunde seine eigene Vorlage?

Erfahrungswert aus mehreren Jahren CNC-Lohnfertigung: Bei rund 70% der Erstaufträge bekommt der Lieferant eine kundenspezifische Vorlage geschickt. Die Verteilung typisch:

Das hat eine wichtige Konsequenz: Wer für Automotive arbeitet, braucht keine eigene Excel-Vorlage zu bauen — die Vorlage des Kunden ist Pflicht. Wer für mittelständische Maschinenbauer fertigt, kann seine eigene Vorlage mehrfach wiederverwenden. Welche Kundengruppe du bedienst, entscheidet ob sich Eigenbau lohnt.

Excel selbst bauen — was lohnt, was nicht

Wer sich entscheidet, eine eigene Vorlage zu bauen, hat zwei Optionen:

Variante A: Statische Vorlage

Ein Excel-Workbook mit zwei Tabellenblättern (Deckblatt + Maßliste), Pflichtfelder als beschriftete Zellen, Maßliste mit 50 leeren Zeilen. Aufwand: vier bis sechs Stunden, einmalig. Wartung minimal. Nachteil: Jedes neue Erstmuster bedeutet Copy-Datei + alles händisch eintragen.

Variante B: Vorlage mit Live-Formeln

Gleicher Aufbau plus drei kleine Formel-Ebenen:

• Beurteilung-Spalte: =WENN(UND(Istwert>=TolUnten;Istwert<=TolOben);"i.O.";"n.i.O.") — eine Zelle pro Maß, fertige Bewertung
• Cmk-Berechnung aus n=25-Spalte: =MIN((MITTELWERT(B2:B26)-TolUnten)/(3*STABW.S(B2:B26)); (TolOben-MITTELWERT(B2:B26))/(3*STABW.S(B2:B26)))
• Bedingte Formatierung: rote Hintergrundfarbe bei „n.i.O." und Cmk < 1,33

Aufwand: zehn bis fünfzehn Stunden, einmalig. Nutzen: Bei jeder Messung erkennst du sofort, ob ein Wert kritisch ist, ohne zu rechnen. Bei einer Cmk-Auswertung sparst du dir das Eintippen in eine Statistik-Software.

Variante C: Externe Tools verwenden

Statt eine Vorlage zu pflegen, generieren spezialisierte Tools das Deckblatt und die Maßliste automatisch aus der Zeichnung. Vorteil: Du musst die Vorlage nicht mehr selbst warten — Updates der VDA-Auflage, neue Sondermerkmal-Codes, geänderte Vorlagegrund-Codes laufen über das Tool. Nachteil: Du bist abhängig vom Tool-Anbieter und zahlst pro Bericht (typisch € 10–30) oder als Abo (€ 30–500/Monat je nach Funktionsumfang).

Lohnt sich Variante C ab welcher Stückzahl? Faustregel: bei mehr als 8 EMPBs pro Jahr beginnen Tools wirtschaftlich zu werden, sobald die Eintipparbeit pro Bericht über 90 Minuten dauert. Wer drei Erstmuster pro Jahr macht, ist mit einer eigenen Excel-Vorlage besser bedient.

Die häufigsten Fehler in Eigenbau-Vorlagen

Aus der Erfahrung mit gut zwei Dutzend Selbstbau-Vorlagen, die ich in den letzten Jahren bei Lieferanten gesehen habe:

1. Toleranzen werden als Abweichung gespeichert, nicht als Grenzwert

„Toleranz: ±0,05" in einer Zelle ist nicht weiterverarbeitbar. Eine Beurteilung-Formel kann mit dem String „±0,05" nicht rechnen. Spätestens bei der Cmk-Auswertung muss jemand umrechnen — der das einmal vergisst, und ein Cmk-Wert ist um den Faktor 2 falsch.

2. Sondermerkmal-Spalte als Freitext

Statt einer Dropdown-Liste mit den fünf gültigen Werten (leer, CC, SC, Major, Minor) eine Freitext-Spalte: einmal steht „kritisch", einmal „CC", einmal „klassiert" — und auswerten kann das niemand. Pflicht ist eine Dropdown-Validierung.

3. Zeichnungsänderungsstand fehlt im Deckblatt

Klassischer Fehler: Die Zeichnungsnummer steht da, aber nicht der Revisionsindex. Ein EMPB ohne Revisionsindex ist im Wiederholungsfall wertlos — niemand weiß, auf welche Zeichnungsversion er sich bezieht. Bei der nächsten Zeichnungsänderung musst du den Bericht komplett neu machen.

4. Vorlagestufe wird nicht eingetragen oder „immer 1"

Wer auf jedem EMPB Vorlagestufe 1 (vollständig) einträgt, obwohl der Kunde nur Stufe 2 fordert, betreibt unnötigen Aufwand. Wer pauschal Stufe 3 einträgt, riskiert formale Ablehnung. Welche Stufe gefordert ist (bzw. welche PPF-Verfahrensabstimmung) wird projektspezifisch zwischen Kunde und Lieferant vereinbart und muss in der Vorlage einstellbar sein.

5. IMDS-Feld fehlt komplett

Bei Automotive-Erstmustern fehlt der IMDS-Eintrag (MDS-ID + Version) auf vielen Eigenbau-Vorlagen. Bei OEM-Aufträgen kommt der Bericht zurück, weil dieses Feld leer ist. Reicht ein einzelnes Pflichtfeld auf dem Deckblatt.

Beispiel: Felder einer minimalen, sauberen Vorlage

Das reicht für 95% aller Erstmuster im Maschinenbau-Bereich. Wer für Automotive arbeitet, ergänzt eine separate Cmk-Tabelle (n=25) für jedes Sondermerkmal und einen Block für Werkstoffzeugnis und Cpk-Anlagen. Wer für Luft- und Raumfahrt arbeitet, braucht ohnehin AS9102-FAIR statt VDA Band 2 — andere Logik, andere Vorlage. Mehr zum Unterschied der Standards in EMPB, PPAP und FAIR — Was ist der Unterschied?.

Fazit

Eine an VDA Band 2 angelehnte EMPB-Excel-Vorlage hat etwa 25 Pflichtfelder auf dem Deckblatt und sieben Pflichtspalten in der Maßliste. Alles darüber hinaus ist Komfort, alles darunter verfehlt die im Band beschriebenen Pflichtinhalte. Die offiziellen Referenz-Formulare des VDA QMC sind nur über den Kauf des Bands erhältlich; kostenlose Sample-Vorlagen aus dem Netz sind selten aktuell.

Realistisch ist die wichtigere Frage nicht „wo bekomme ich eine kostenlose Vorlage", sondern „wer ist mein Kunde". Bei Automotive bekommst du eine Vorlage gestellt — Eigenbau ist Aufwand für nichts. Bei Maschinenbau-Mittelstand lohnt sich eine eigene, gut gepflegte Vorlage mit Live-Formeln, die du mehrfach im Jahr wiederverwendest. Bei Einzelaufträgen ohne Wiederholbarkeit hilft eher ein externes Tool, das die Vorlage gar nicht erst pflegen lässt.

Wer eine eigene Excel-Vorlage baut, sollte vor allem drei Dinge richtig machen: Toleranzen als absolute Grenzwerte speichern (nicht als ±-Abweichung), die Beurteilung-Spalte automatisch aus den Istwerten ableiten lassen, und die Pflichtfelder Zeichnungsänderungsstand, Vorlagestufe und IMDS-MDS-ID nicht vergessen. Dann hast du eine Vorlage, die du auch in fünf Jahren noch verwenden kannst — egal wie sich Kundenanforderungen entwickeln.

Wie eine KI eine technische Zeichnung selbständig in die Maßliste übersetzt, beschreibt dieser Artikel — das ist die Variante, bei der du gar keine leeren Zellen mehr per Hand füllst.