EMPB abgelehnt vom Kunden — was tun? Schritt für Schritt

Im Posteingang steht „Erstmuster nicht freigegeben". Der Liefertermin beim Kunden steht trotzdem. Bevor du in Aktionismus verfällst und denselben Bericht nochmal hochschickst: Die wichtigste Entscheidung fällt in den ersten fünf Minuten — handelt es sich um einen Formfehler in der Doku oder um ein echtes Problem am Teil? Davon hängt alles Weitere ab. Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt durch die Reaktion auf eine EMPB-Ablehnung — vom Lesen der Rückmeldung bis zur sauberen Nachmusterung.

„Keine Freigabe" — erst sortieren, nicht hektisch reagieren

Eine Ablehnung beim Erstmuster fühlt sich an wie eine schlechte Note. Ist sie aber selten. Das Erstmuster ist genau der Punkt im Prozess, an dem Abweichungen auffallen sollen — bevor die Serie läuft. Eine „keine Freigabe" heißt zunächst nur: Irgendetwas stimmt nicht zwischen dem, was die Zeichnung verlangt, und dem, was du eingereicht hast. Das kann ein fehlendes Werkstoffzeugnis sein oder ein Maß außerhalb der Toleranz. Das sind zwei völlig verschiedene Welten — und der teuerste Fehler ist, sie zu verwechseln.

Die eine Weiche, die alles Weitere bestimmt, lautet deshalb: Formfehler oder Inhaltsfehler? Ein Formfehler ist ein Doku-Problem — eine Anlage fehlt, der Zeichnungsindex stimmt nicht, das Deckblatt ist unvollständig. Das Teil selbst ist in Ordnung. Ein Inhaltsfehler heißt: Das Teil oder der Prozess ist nicht in Ordnung — ein Maß liegt außerhalb der Toleranz, ein Sondermerkmal erreicht die geforderte Fähigkeit nicht, Funktion oder Optik werden beanstandet. Formfehler kostet dich eine Stunde Nacharbeit am Schreibtisch. Inhaltsfehler kostet eine Ursachenanalyse, neue Teile und eine komplette Nachmusterung.

Die drei Entscheidungen im PPF-Bericht

Bevor wir in den Handlungsplan gehen, hilft es zu verstehen, wie der Kunde überhaupt antwortet. Das aktuelle Verfahren heißt PPF — Produktionsprozess- und Produktfreigabe, geregelt im VDA Band 2 (6. Auflage, April 2020). Der Kunde quittiert deine Vorlage im PPF-Bericht. Aus der Praxis lassen sich drei mögliche Entscheidungen unterscheiden:

Schritt 1 — Ablehnungsgrund exakt verstehen

Klingt banal, ist aber die häufigste Stelle, an der die zweite Runde schon scheitert: Man liest „nicht freigegeben", überfliegt den Rest und fängt an zu raten. Lies die Rückmeldung des Kunden Wort für Wort. Du brauchst drei Informationen, bevor du irgendetwas tust:

• Welche Position oder welches Merkmal? Bezieht sich die Ablehnung auf Position 14 der Maßliste, auf eine fehlende Anlage oder auf das ganze Deckblatt?
• Welcher Status / welche Art von Beanstandung? „Anlage fehlt" ist etwas anderes als „Istwert außerhalb Toleranz" ist etwas anderes als „Zeichnungsindex stimmt nicht".
• Was genau erwartet der Kunde als nächsten Schritt? Nur Nachreichen? Vollständige Nachmusterung? Ein 8D-Report? Manche Kunden schreiben das explizit dazu, manche nicht.

Wenn die Rückmeldung unklar ist — und das ist sie oft, gerade bei knappen Portalkommentaren — dann frag den SQ-Ansprechpartner direkt. Ein kurzer Anruf oder eine präzise Rückfrage spart dir eine ganze verlorene Nachmusterungsrunde. Halte das Ergebnis schriftlich fest: Datum der Ablehnung, betroffener Zeichnungsindex, Position, Merkmalsnummer, genannter Grund. Diese Notiz ist später die Basis für deine Nachmusterung und für die Ursachenanalyse.

Schritt 2 — Formfehler oder Inhaltsfehler?

Jetzt die entscheidende Sortierung. Ordne den Ablehnungsgrund einer der beiden Kategorien zu. Aus der Praxis fallen die allermeisten Ablehnungen in eine dieser beiden Schubladen:

Die linke Spalte ist billig. Du sammelst die fehlenden Unterlagen, korrigierst das Deckblatt und reichst neu ein. Die rechte Spalte ist teuer — sie verlangt, dass du herausfindest, warum das Teil nicht passt, bevor du neue Teile produzierst. Fehlende Anlagen und falsche Zeichnungsindizes sind übrigens der mit Abstand häufigste Ablehnungsgrund (Erfahrungswert) — und fast immer vermeidbar. Welche Felder und Anlagen auf einem sauberen EMPB zwingend sind, steht im Detail in EMPB-Excel-Vorlage — welche Felder sind Pflicht?. Wenn die Ballooning-Nummerierung der Stolperstein war, hilft Zeichnung stempeln: 4 EMPB-Tools im Vergleich weiter.

Schritt 3a — Formfehler beheben und sauber neu einreichen

Wenn es ein reiner Formfehler ist, ist die Lösung mechanisch:

1. Fehlende Anlagen vollständig zusammenstellen — Werkstoffzeugnis 3.1 nach EN 10204, Messprotokoll, Fähigkeitsnachweis, was eben gefehlt hat.
2. Deckblatt korrigieren: richtiger Zeichnungsindex, Vorlagegrund, Unterschrift, IMDS-Angaben (MDS-ID + Version).
3. Den korrigierten EMPB mit Änderungsvermerk neu vorlegen — also kenntlich machen, dass dies die korrigierte Wiedervorlage zur ersten Ablehnung ist, mit Bezug auf die ursprüngliche Vorlage.

Schritt 3b — Inhaltsfehler: Ursache finden, nicht nur nachmessen

Bei einem Inhaltsfehler reicht es nicht, das Teil nochmal zu messen und zu hoffen, dass es diesmal passt. Du musst die Ursache verstehen, sonst produzierst du den Fehler in der Serie weiter. Der Ablauf aus der Praxis:

• Sofortmaßnahme: Bereits gelieferte oder produzierte Teile sichern — sortieren, sperren, gegebenenfalls 100-%-prüfen. Wenn schon Teile beim Kunden sind, ihn informieren.
• Ursachenanalyse (Root Cause): Warum lag das Maß außerhalb? Werkzeugverschleiß, falscher Nullpunkt, thermische Drift, Messmittelfehler, zu enge Toleranz für den Prozess? Hier hilft eine strukturierte Methode (5-Why, Ishikawa) mehr als Bauchgefühl.
• Abstellmaßnahme: Die dauerhafte Korrektur — neues Werkzeug, angepasste Programmierung, zusätzliche Prüfung im Kontrollplan.
• Wirksamkeitsnachweis: Belegen, dass die Abstellmaßnahme greift — an neu gefertigten Teilen.

Schritt 4 — Nacharbeit, Sonderfreigabe oder Zeichnungsänderung?

Steht die Ursache fest, hast du bei einem Inhaltsfehler typischerweise drei Wege — und die Wahl hängt davon ab, wie kritisch die Abweichung funktional ist und wie sehr der Termin drückt.

Weg A — Nacharbeit + Nachmusterung

Der saubere Standardweg: Du behebst die Ursache, fertigst neue, korrekte Teile und legst einen vollständigen neuen EMPB vor. Das kostet Zeit, aber es ist die einzige Variante, die das Problem wirklich aus der Welt schafft. Mehr dazu im nächsten Schritt.

Weg B — Abweichungsantrag / Sonderfreigabe

Wenn die Abweichung funktional unkritisch ist und der Termin keine Nachmusterung erlaubt, kannst du beim Kunden eine Sonderfreigabe (Abweichungsantrag) beantragen. Das ist eine befristete, mengenbegrenzte Ausnahme, die der Kunde genehmigen muss — du beschreibst die Abweichung, begründest, warum sie unkritisch ist, und schlägst eine Befristung oder Stückzahl vor.

Weg C — Toleranzaufweitung über Änderungsantrag

Manchmal ist die eigentliche Ursache, dass die Toleranz unnötig eng spezifiziert und für den Prozess gar nicht sinnvoll fähig ist. Dann ist der richtige Weg nicht, ewig dagegen anzufertigen, sondern beim Konstrukteur des Kunden eine Toleranzaufweitung über einen formellen Änderungsantrag anzustoßen. Das funktioniert nur, wenn die Funktion die größere Toleranz wirklich verträgt — und es ist eine Kunden-Entscheidung, keine eigenmächtige.

Schritt 5 — Nachmusterung richtig dokumentieren

Die Nachmusterung (Re-Sampling) ist nicht „der alte EMPB mit korrigierten Zahlen". Sie ist ein vollständiger neuer Erstmusterprüfbericht, der aber klar als Wiedervorlage erkennbar ist. Sauber gemacht enthält sie:

• Verweis auf die Erstvorlage: Bezug auf die ursprüngliche EMPB-Nummer und das Datum der Ablehnung.
• Geänderte Merkmale markiert: Welche Positionen waren beanstandet, was wurde geändert? Der SQE muss auf einen Blick sehen, wo er hinschauen soll.
• Wirksamkeitsnachweis der Abstellmaßnahme: Istwerte an neu gefertigten Teilen, bei Sondermerkmalen der Fähigkeitsnachweis.
• Vollständige Anlagen: Alles, was beim ersten Mal gefehlt hat oder neu relevant geworden ist.

Bei Sondermerkmalen (CC/SC) heißt „Fähigkeitsnachweis" konkret: Cmk oder Cpk über der geforderten Schwelle. Übliche Schwellen sind 1,33 oder 1,67 — der konkrete Wert steht aber in den Customer-Specific-Requirements deines Kunden, nicht universell festgelegt. Liefere die Kennzahl mit, statt sie wegzulassen und auf Nachsicht zu hoffen.

Reiche die Nachmusterung im Kundenformat ein, wenn der Kunde ein eigenes Portal oder Formular vorgibt. Eine technisch perfekte Nachmusterung im falschen Format ist wieder ein Formfehler — und du bist zurück auf Los.

Schritt 6 — Wiederholung verhindern

Eine Ablehnung ist abgearbeitet, wenn sie nicht nochmal passiert. Zwei Dinge gehören dazu:

Lessons learned zurückspielen. Bei einem Inhaltsfehler gehört die Erkenntnis dauerhaft in Kontrollplan, PFMEA und Prüfanweisung. Wenn das Maß wegen Werkzeugverschleiß driftete, dann gehört eine Standmengen-Regel oder eine zusätzliche Prüfung in den Kontrollplan — sonst kommt derselbe Fehler in der dritten Charge wieder.

Den häufigsten Ablehnungsgrund an der Wurzel packen. Die mit Abstand häufigste Dauerlösung gegen Formfehler ist, den Einreichungsumfang vor dem nächsten Erstmuster mit dem Kunden abzustimmen. Genau dafür gibt es im VDA Band 2 die PPF-Verfahrensabstimmung (Anhang 2): Lieferant und Kunde vereinbaren vorab, welche Nachweise, Dokumente und Musterteile eingereicht werden. Wer das überspringt und „nach Gefühl" einreicht, produziert genau die Formfehler, die später zur Ablehnung führen. Hintergrund dazu — und warum die alten Vorlagestufen 2020 aus dem Standard gestrichen wurden, in der Praxis aber weiterleben — steht in VDA Band 2 Vorlagestufe 1, 2 und 3.

Die 5 häufigsten Ablehnungsgründe — und wie du sie vorher abfängst

Aus der Praxis sind das die Klassiker, die immer wieder zur „keine Freigabe" führen. Wenn du sie vor dem Einreichen durchgehst, fängst du die meisten Ablehnungen selbst ab:

Vier von fünf dieser Gründe sind Formfehler — also vermeidbar mit einer sauberen Schlusskontrolle vor dem Einreichen. Genau hier setzt die Vollständigkeitsprüfung an: Wenn jede Position, jede Toleranz und jede Pflichtanlage einmal systematisch gegengeprüft wird, bevor der Bericht rausgeht, bleibt die Ablehnung der Ausnahmefall.

Fazit

Eine EMPB-Ablehnung ist kein Drama, sondern ein sortierbarer Vorgang. Die erste und wichtigste Entscheidung — Formfehler oder Inhaltsfehler — bestimmt, ob du eine Stunde oder eine Woche brauchst. Lies den Ablehnungsgrund genau, klassifiziere ihn ehrlich, und behandle einen Inhaltsfehler nie wie Papierkram. Bei Formfehlern: Anlagen ergänzen, Deckblatt korrigieren, mit sichtbarem Änderungsvermerk neu einreichen. Bei Inhaltsfehlern: Ursache finden, abstellen, vollständig nachmustern — oder, wenn die Abweichung unkritisch ist und der Termin drückt, eine vom Kunden genehmigte Sonderfreigabe einholen. Niemals out-of-spec ohne Genehmigung liefern, niemals denselben Bericht unverändert nochmal schicken.

Und die beste Reaktion auf eine Ablehnung ist, beim nächsten Teil keine zu provozieren: Umfang vorab abstimmen, vor dem Einreichen vollständig gegenprüfen, Lessons learned in den Kontrollplan zurückspielen. Wer mehr über die Pflichtinhalte eines sauberen Berichts wissen will, findet sie in EMPB-Excel-Vorlage — welche Felder sind Pflicht?; wer wissen will, wann überhaupt welcher Erstmusterstandard gilt, in EMPB, PPAP und FAIR — Was ist der Unterschied?.